経理業務を効率化する方法とは? ファクタリングも効果的!

経理を効率化したい人

昔から事業経営している人は、経理業務について煩雑で手こずるものというイメージを持っているかもしれません。しかし経理業務の作業には、効率化できるポイントがいくつかあります。もし経理業務に手間がかかり負担になっている事業者がいれば、一度見直してみることで作業効率を向上できる可能性があります。そこで今回は、経理業務を効率化するためのポイントについていくつか紹介していきます。

経理業務効率化の方法

経理業務効率化の方法を以下で紹介します。

小口現金は1カ月分をまとめて計上

経理の業務が煩雑になる理由の中の一つに、小口現金の処理が多くて時間がかかるというものがあります。もし小口現金を1日ずつ計上しているのであれば、1カ月分をまとめて計上するだけでもかなり効率化ができます。例えば交通費などは小口現金の代表的なものですが、個別に現金出納帳の記帳するのではなく、月に1度の精算にしてみましょう。そうすれば、1カ月分の交通費をまとめて1仕分けで処理できます。何枚も伝票を書く作業を1回で済ませられますから、かなり作業時間も短縮できるはずです。

キャッシュレス会計の実施

小口現金の処理をまとめてしまう方法をさらに発展させたものが、小口現金そのものをなくす方法です。つまり会計をキャッシュレスにしてしまうのです。現金をいちいち取り扱う場合、いわゆる「金庫番」を社内に用意する必要があります。しかしキャッシュレス会計にしてしまえば、この金庫番をおく必要がなくなります。金庫番は正社員が担当していますから、この人件費をカットできる意味でも効果的です。

立替経費と給料を同時に銀行振込

作業効率化を図るためには、同じ作業をまとめてしまうのが効果的です。例えば社員が出張などで交通費を立て替えているケースは多いでしょう。この場合、交通費の精算を定期的に経理に申請して、現金を受け取るのが従来の方式でした。これを1日1回や週に1回のペースで行うとなるとなかなか面倒です。そこで毎月1回にまとめて立替経費の精算を行うとどうでしょう。作業量がかなり軽減されるはずです。そして給料振り込みの時に立替経費分を上乗せして送金できるようにすれば、かなりシンプルな構図になるはずです。

支払日は月に1回

多くの会社を見ると、商売相手の支払い条件に合わせる手法を取っています。すると月に何度も支払日を設定しなければならなくなります。しかし支払業務は資金繰りの確認、決裁者の申請・承認などなかなか面倒でしょう。この支払日を月に1回にまとめることができれば、作業が効率的になります。「それでは相手が納得しない」という人もいるでしょう。確かに今までよりも大幅に支払い条件を変えてしまうとクレームが入るかもしれません。しかし今までよりも数日遅れる程度であれば、交渉次第で受け入れてもらえる可能性は十分にあります。業績の良い会社を見ると、支払いをコントロールしているところは多い傾向にあります。

預金通帳を一本化

事業を拡大すると、取引先の金融機関や預金の種類も増えていきます。しかし預金口座が多くなると、おのずと管理の負担も大きくなります。そこでもし多くの預金口座を取り扱っているのであれば、メインバンクにできるだけ会社の資金を集中させると良いでしょう。預金口座を一本化すれば、口座間の資金移動をする必要がなくなりますし、預金通帳1冊で管理できるようになります。会社のキャッシュフローも簡単に把握できるようになるでしょう。

法人クレジットカードを活用

法人クレジットカードを利用することでも経理の効率化が期待できます。現金取引の場合、領収書一枚一枚を入力し処理する必要が生じます。しかし法人クレジットカードであれば、まとめて引き落とされ、入力も1回するだけで良くなるため、作業量は大幅に軽減されます。莫大な枚数の領収書を処理しなければならない現金取引と比較すると、法人カードの場合、数枚の明細を一度処理するだけで完結できるのです。

クラウドサービスを活用

会計システムもクラウドを使ったものが出てきています。クラウド会計ソフトを導入すると、口座やカードなどの利用状況を自動的に同期できます。レシートなども写真にとってアップロードすると、自動的に仕分けされます。簿記に関する知識がなくても、経理処理を進められるのです。

ファクタリングを活用

売掛債権を買い取ってもらう資金調達サービスをファクタリングといいます。売掛金保有会社が売掛債権をファクタリング会社に譲渡することで、企業は支払業務の効率化が図れます。ファクタリング会社には代金回収のほかに記帳代行を行ってくれるところもあり、経理業務の一部をアウトソーシングできます。

経理の業務が膨大で大変という事業者はいませんか? 工夫すれば経理業務の効率化を進めることは十分可能です。紹介した方法の中には、すぐにでも始められるものもあります。できるところから始めてみて、経理業務の負担を少しでも軽減してみてはいかがでしょうか。

PAGE TOP