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ファクタリングに必要な書類一覧|最短利用の流れまで徹底解説

ファクタリングに必要な書類一覧|最短利用の流れまで徹底解説

ファクタリングの基礎知識

「ファクタリングを利用する際は、一体どのような書類を用意する必要があるのかな」
「書類の準備に時間がかかると聞いたのだけれど、ファクタリングの必要書類はどうやって用意すれば良いのだろう」

ファクタリング利用検討者の中には、必要書類を事前に確認しておきたいと感じている人も多いのではないでしょうか。

ファクタリングの申し込み時には、多種多様な書類の用意が必要になります。

また、1つでも必要書類が欠けていた場合には利用できません

必要書類の内訳はファクタリング会社によって異なるものの、主に以下のような書類の用意を求められることが多いです。

また書類の中には、用意に1週間程度かかる物もあるため、なるべく早く書類集めに取り掛かる必要があります。

ただそうは言っても、どうやって用意するのか分からない書類もありますよね。

そこでこの記事では、ファクタリングの利用時に必要な書類や、ファクタリングを最短で利用する流れなどの内容について、詳しく解説します。

この記事でわかること

・ファクタリングに必要な書類一覧
・個人事業主がファクタリングを申し込む際に必要な書類一覧
・なるべく早くお金を受け取るために重要なこと
・ファクタリングを最短で利用する流れ

ファクタリングの利用を検討している方は、ぜひ最後までご一読ください。

1.ファクタリングに必要な書類一覧

ファクタリングの利用には、審査や契約のために使用する様々な書類が必要になります。

申し込み時に数多くの書類の提出を求められる理由は、「会社が実在するか」「ペーパーカンパニーではなく、適切にビジネスを行っているのか」などを確認するためです。

よって必要書類の提出は、会社の情報や取引の履歴を確認するために求められていると考えてください。

必要書類は各ファクタリング会社によって異なるものの、基本的な書類は共通しています。

ここでは、提出を求められる可能性の高い書類6つを紹介します。

書類取得日数目安取得方法
商業登記簿謄本1〜7日法務局
(窓口申請・郵送申請・インターネット申請)
印鑑証明書1〜7日法務局
(窓口申請・郵送申請・インターネット申請)
預金通帳のコピー1日普段使っている預金通帳を指定期間分コピーする
決算書1〜7日社内で用意するか、顧問税理士に依頼する
売掛先企業との契約書や発注書
1〜3日社内で用意する
身分証明書1日代表者の運転免許証やパスポートなどを用意する

各書類の取得方法や、取得の目安となる日数まで紹介するので、申し込み手続きを行う前に目を通してみてください。

1-1.商業登記簿謄本 取得日数:1日〜7日程度

商業登記簿謄本(しょうぎょうとうきぼとうほん)とは、会社に関する一定の事項が記載されている書類です。

会社の設立から現在までの履歴を把握できる書類でもあり、銀行口座の開設時や、銀行から融資を受ける際などに提出を求められることが多いです。

1-1-1.商業登記簿謄本の記載事項

では、商業登記簿謄本にはどのようなことが記載されているのでしょうか。

商業登記簿謄本を取得すると、その会社に関する以下のような情報が記載されています。

<登記簿謄本に記載されている情報の一部>
会社法人等番号
商号(社名)
本店(本店の住所)
登記年月日
会社設立年月日
発行可能株式総数
役員に関する事項(役員の氏名や役職)

つまり、企業に関する基本的な情報が全て掲載されている、「企業の姿を証明してくれる書類」と考えると分かりやすいでしょう。

1-1-2.商業登記簿謄本の3つの取得方法

商業登記簿謄本は、法務局で取得できます。

主に「窓口申請」「郵送申請」「オンライン申請」の3種類の取得方法があり、近くに法務局がない場合でも取得可能です。

以下、それぞれの取得方法を簡単に紹介します。

①窓口申請

その名の通り、法務局まで行って書類を取得する方法です。

以下の2つの方法があり、どちらでも書類を取得できます。

行けばすぐに取得できるので、急いでいる場合におすすめの方法です。

なお、交付には600円の手数料がかかります。

・専用の交付申請書に必要事項を記入し、窓口に提出する
・法務局内の「証明書発行請求機」を利用して請求する

交付申請書は法務局にも備え付けてありますが、法務局のホームページからダウンロードして、事前に記入して行くことも可能です。

記入事項を事前に確認したい場合や、記入を済ませてから行きたい場合は、こちらの法務局のページを確認してみてください。

また「証明書発行請求機」を利用するのであれば、機械を操作して書類を請求するため、交付申請書の記入は必要ありません。

機械の操作方法を確認したい場合は、こちらの資料に目を通してから出かけることをおすすめします。

【法務局の場所と営業時間】
法務局は、各都道府県にいくつか存在します。
法務局のホームページを見て、お近くの法務局を探してみてください。
 
また法務局の営業時間は、平日の8:30〜17:15です。
 
土日祝日及び年末年始は営業していませんので、日時に余裕を持って請求するようにしてください。

②郵送申請

先程も紹介した交付申請書をダウンロードして、必要事項を記入の上で郵送すれば、郵送での交付も可能です。

封筒に以下のようなものを入れて、法務局へ書類を郵送してください。

なお、封筒の宛名は、近くの法務局の住所を記入します。

<郵送申請の際に必要なもの>
記入した交付申請書
返信用の封筒(返信先を書いて切手を貼ったもの)
収入印紙(1通につき600円)

法務局まで行く必要がないため、忙しい場合や、法務局が近くにない場合に向いている方法です。

【郵送は手元に届くまでに時間がかかる点に注意】
 
郵送申請は、往復分の郵送に時間がかかるため、手元に届くまでに1週間程度かかる可能性が高いです。
 
そのため1日も早く書類を手に入れたい場合は、法務局を訪れるか、次で紹介するオンライン申請を試してみてください。

③オンライン申請

オンライン申請を利用すれば、書類を郵送しなくても、会社にいながら書類を取得できます。

そのため、手軽に取得したい場合や、できるだけ取得費用を抑えたい場合に向いている方法です。

利用には「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっと」と呼ばれるサービスを使用します。

利用には会員登録等の手続きが必要ですが、事前に手順を把握しておけば、スムーズに取得できます。

以下の流れを確認してから、申し込み手続きを行ってみてください。

<商業登記簿謄本のオンライン申請手続き>
1.サイトのトップページから「申請者情報登録」をクリックし、登録を進める
2.ログイン後に「請求書請求」タブの「登記事項証明書」をクリックする
3.会社名や納付情報等の必要事項を入力し、データを送信する
4.インターネットバンキングやATM等を利用し、電子納付を行う
5.請求先登記所からの郵送される(窓口で受け取ることも可能)

なお手数料は500円(窓口で受け取る場合は480円)です。

オンライン申請は最も便利な方法ですが、平日の限られた時間帯(8:3021:00)にしか利用できない点には注意が必要です。

「オンラインだし、いつでも大丈夫でしょう」と思っていると、提出期限に間に合わなくなってしまうかもしれません。

操作に戸惑うことも考え、事前に対応時間を確認してから手続きを進めることがポイントです。

1-2.印鑑証明書 取得日数:1〜7日程度

印鑑証明書とは、印鑑が本物であることを証明する書類です。

個人の場合はマイナンバーカードでも取得できますが、法人の場合は法務局で取得します。

法人の印鑑証明書の申請時にも、「窓口申請」「郵送申請」「オンライン申請」の3種類の取得方法があり、近くに法務局がない場合でも取得可能です。

以下、それぞれの取得方法を簡単に紹介します。

1-2-1.窓口申請

法務局の窓口を訪れ、書類の交付を申請する方法です。

以下の2つの方法があり、どちらでも書類を取得できます。

その日のうちに交付されるため、3つの中で最も早く受け取れる方法で、急いでいる際に最適です。

なお取得時の手数料は1通450円です。

・専用の交付申請書に必要事項を記入し、窓口に提出する
・法務局内の「証明書発行請求機」を利用して請求する

交付時には、会社の商号や印鑑提出者の氏名・生年月日、および印鑑カードが必要となります。

よって印鑑提出者の情報が不明な場合は、書類を受け取ることができません。

記入事項を事前に確認したい場合や、記入を済ませてから行きたい場合は、こちらの法務局のページを確認してみてください。

また「証明書発行請求機」を利用するのであれば、交付申請書の記入は必要ありませんが、同じく印鑑提出者の生年月日等の入力を求められます。

「せっかく法務局まで行ったのに、提出者の情報が分からず書類をもらえなかった」といったことのないように、必ず事前に確認しておきましょう。

【申請時には必ず印鑑カードが必要】

印鑑証明書の交付申請時には、必ず印鑑カードが必要です。
 
印鑑カードとは、法務局に「印鑑カード交付申請書」を提出した際に発行されるカードのことです。
 
法務局の窓口に申請書を提出すれば、その日のうちに取得することができます(取得費は450円)。また1週間程度の時間はかかるものの、郵送での取得も可能です。
 
ただし印鑑カードと印鑑証明書を同時に受け取ることはできず、印鑑カードの発行が先になります。
 
印鑑カードを所持していない場合は、事前に手続きを済ませておきましょう。

1-2-2.郵送申請

法務局のホームページからダウンロードした「印鑑証明書交付申請書」を印刷・必要事項を記入して、郵送で送る方法です。

封筒に以下のようなものを入れて、法務局へ書類を郵送してください。なお、封筒の宛名は、近くの法務局の住所を記入します。

<郵送申請の際に必要なもの>
記入した交付申請書
印鑑カード
返信用封筒(返信先を書いて切手を貼ったもの)
収入印紙(1通につき450円)

ただし往復分の郵送に時間がかかるため、印鑑証明書の請求時も、手元に届くまでに1週間程度かかる可能性が高いです。

急いでいる場合は、窓口申請かインターネット申請を試してみてください。

1-2-3.オンライン申請

「申請用総合ソフト」と呼ばれる専用ソフトをダウンロードして、自社のパソコンから請求する方法です。

ただしオンライン申請の際には、申請者情報の登録や、電子証明書の取得などの様々な作業が必要となります。

手続きの際の主な流れは、以下の通りです。

<印鑑証明書のオンライン申請手続き>
利用環境の事前準備(初回のみ)
申請書等の作成・送信
処理状況の確認・納付及び電子公文書の取得

操作はやや複雑なため、より詳しい操作手順を確認したい場合は、こちらの法務省のページをご確認ください。

また申請した印鑑証明書をインターネット上でダウンロードすることはできず、指定した法務局の窓口に取りに行くか、郵送を依頼するかのどちらかを選択する必要があります。

なおオンライン申請を行った際の手数料は、以下の通りです。

・郵送を選択した場合:1通410円
・窓口受領を選択した場合:1通390円

よって書類が手元に届くまでに時間がかかるほか、操作性に優れているとも言えないため、できればオンラインではなく、窓口での申請がおすすめです。

1-3.預金通帳のコピー 取得日数:1日

預金通帳のコピーも、ほぼ確実に提出を求められる書類の1つです。

預金通帳のコピーが必要な理由は、債権を所有している取引先との取引履歴の確認を行うためです。

請求書や発注書の内容は偽装も可能なため、通帳の履歴を確認することで、取引内容に誤りがないかを判断しています。

ただし全てのページの提出を求められる訳ではなく、過去3か月分程度あれば問題ないとされるケースが多いです。

もしネット銀行を利用していて通帳がない場合は、取引画面を印刷して渡せるようにしておきましょう。

1-4.決算書 取得日数:1日〜7日

自社の決算書は、審査時に確認するファクタリング会社と、確認しないファクタリング会社に分かれます。

決算書の提出が求められる理由は、主に売掛先との取引の有無(売掛金として計上されている売掛先か)を確認するためです。

提出する決算書の期間は、各ファクタリング会社によって異なるものの、直近の3期分あれば問題ないケースが多いです。

提出する書類に悩む場合は、顧問税理士へ依頼してみてください。

1-5.売掛先企業との契約書や発注書 取得日数:1日〜3日

ファクタリングの利用時には、売掛金の発生金額を示す書類の用意が必須です。

そのため、契約書や請求書・発注書などの、売掛債権の発生要因が把握できる書類の提出が求められます。

基本的には書類の種類に指定はありませんが、「どれだけの売掛金が発生しているのか」について
はっきりと分かる資料を用意しましょう。

もちろん、自社で作成できる請求書のみよりは、売掛先の発行した発注書がある方が審査は通りやすいです。

もし書類がない場合は、売却する債権があることを証明できないため、ファクタリングを利用できないことが多いです。

せっかく他の書類を揃えたのに、肝心な売掛金の発生が確認できないとの理由で利用できなかったら、用意をした意味がなくなってしまいますよね。

そのため念には念を入れて、関連する書類が複数ある場合は、その全てを用意しておくことをおすすめします。

1-6.身分証明書 取得日数:1日

代表者の身分証明書も、忘れずに用意しておきましょう。

身分証明書が必要な理由は、第三者のなりすましによる取引防止や反社チェックのためです。

身分証明書として使用できる書類はファクタリング会社によっても異なるものの、

• 顔写真入りのもの:1点のみ(パスポートはを除く)
• 顔写真がないもの:2点必要

と用意する点数が変わることも多いです。

ただし顔写真入りのものであれば、他の書類を用意する必要もないため、運転免許証やマイナンバーカードなどの提示がおすすめです。

なおパスポートや運転免許証等は、有効期限が切れている場合は、証明書として使用できません。

必ず期限を確認してから提出してください。

2.個人事業主の場合は必要な書類はやや異なる

ファクタリングは法人ではなく、個人事業主の場合にも利用できます

ただし個人事業主の場合は、法人の場合に必要である以下のような書類は用意できないため、提出は不要となります。

<提出不要な書類>
商業登記簿謄本
印鑑証明書
決算書

しかし個人事業主の場合は、上記の書類が不要な代わりに、確定申告書の提出を求められるケースもあります。

確定申告書は決算書の代わりとして提出を求められるため、決算書と同じく、過去3期分用意しておきましょう。

よって、個人事業主がファクタリングを利用する際には、以下のような書類を用意しておくと安心です。

<個人事業主の場合用意すべき書類>
預金通帳のコピー(3か月分)
売掛先企業との契約書や発注書
身分証明書
確定申告書(過去3期分)

3.ファクタリングを決めた後はなるべく早く書類を用意することが重要

ここまで、ファクタリングの申込時に必要な書類について紹介しました。

必要書類はファクタリング会社によって多少異なるものの、ここで紹介した書類は、高確率で提出を求められるものばかりです。

繰り返しにはなりますが、書類に不備がある場合はファクタリングを利用できません。

また不備がある場合は、書類の再提出が必要になり、入金がどんどん遅くなってしまいます。

そのためファクタリングの利用を決めた後は、申し込み手続きより早く書類の準備に着手しましょう。

書類が全て揃っていれば「即日振込み」の対象となり、申し込みの日にお金を受け取れる可能性も高まります。

商業登記簿謄本や印鑑証明書のように、取得に時間がかかる書類もありますので、1日も早く書類の準備に着手することをおすすめします。

【たった2種類の書類で申し込めるファクタリング会社もある】
ファクタリングを検討している人の中には、「書類を用意する暇もないくらい急いでいる」人もいるでしょう。
 
とにかく急いでお金を受け取りたい場合には、必要書類の少ないファクタリング会社がおすすめです。
 
たとえばビートレーディングでは、以下の2種類の書類提出のみで買取金額を提示します。
 
売掛先からの入金が確認できる通帳のコピー(表紙付2か月分)
売掛債権に関する資料(契約書・発注書・請求書など)
 
上記の2つの書類であれば、今すぐにでも用意できる会社も多いのではないでしょうか?
 
またビートレーディングでは、最短5時間のスピード融資にも対応。
月間契約数は800件と取引実績も豊富なため、安心して依頼できます。
 
無料見積りも実施していますので、ファクタリングの利用を検討している場合は、ぜひ一度買取金額を確認してみてください。

4.ファクタリングを最短で利用する流れ

最後に、ファクタリングを最短で利用する流れを紹介します。

一日も早くお金を受け取るためには、事前の流れの確認が欠かせません。

スムーズに申し込み手続きを済ませるために、一通りの流れを確認していきましょう。

4-1.相談や申し込み

まずは、ファクタリング会社に相談や申し込みを行います。

ファクタリング会社によっては、無料見積りや相談会を実施しています。

ファクタリング会社を複数社比較して、振り込みまでの日数や金額など、希望する条件に最も近い1社に申し込みましょう。

4-2.必要書類の提出

次に、必要書類を提出します。

審査で主に必要となる書類は、「1.ファクタリングに必要な書類一覧」で紹介した書類がほとんどです。

ただし必要書類は会社によっても異なるため、必ずしもここで紹介した書類の提出を求められるとは限りません。

必要書類は正式な申し込み手続きの前でも確認できるため、気になる場合は、申し込みたいファクタリング会社に問い合わせてみてください。

また書類は全て揃っている必要があるほか、虚偽の書類を提出した際にも、信用を欠くため審査に落ちる可能性が高まります。

書類は必ず指定された物全てを用意し、嘘をつかず正しい情報が記載されたものを提出しましょう。

【入金までの時間短縮のポイント】

即日入金など1日も早い入金のためには、必要書類をできるだけ早く用意しましょう。

先述の通り、ファクタリング会社の中には、即日入金に対応している会社も存在します。

そのため、必要書類を早く提出するとすぐに審査に進み、入金タイミングも早まります。

逆に書類の提出が遅れると、いつまで経っても審査に進むことができず、その後の手続きも遅くなってしまいます。

• 通帳などの提出する確率の高い書類は事前に用意しておく
• 利用するファクタリング会社が決まったらすぐに必要書類を確認する

などを心がけて、なるべく早く全ての書類を用意することがポイントです。

4-3. 審査と契約

最後に、審査が行われます。

審査では提出された書類を元に、面談が行われるケースが多いです。

審査の際も虚偽の申告はせず、聞かれたことに対する事実を述べるようにしましょう。

また審査に通った後は、契約書を交わして契約手続きを行います。

会社によっては住民票などの書類提出を追加で求められる場合もあるので、審査後の流れについて、申し込み時に確認しておくことをおすすめします。

4-4. 振り込み

審査に通過し契約が成立した後に、手数料を差し引いた金額が入金されます。

ただし入金があったら終わりではなく、2者間ファクタリングの場合は、この後に利用者がファクタリング会社に支払いを行う必要があります。

取引先から入金された後は、速やかにファクタリンク会社へ振り込みを行いましょう。

5.まとめ

この記事では、ファクタリングの際に必要な書類について紹介しました。

ファクタリングの審査や契約に必要になる可能性が高い書類と、その取得方法は以下の通りです。